home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Tech Arsenal 1 / Tech Arsenal (Arsenal Computer).ISO / tek-09 / ftj90_1.zip / ENTERGEN.HLP < prev    next >
Text File  |  1992-02-10  |  7KB  |  161 lines
  1.                        ENTERING DATA
  2.  
  3. Unlike many other genealogical programs, Family Tree Journal
  4. data  is  structured  around  individuals rather than family
  5. group records.
  6.  
  7. In its most refined form, genealogy is simply the  study  of
  8. human  biology.  Therefore, the only required information to
  9. produce a complete family tree is that each individual  must
  10. have  one mother and one father. With this information alone
  11. you may traverse through an entire family. Family groups are
  12. produced  dynamically  by  locating  and  grouping  children
  13. through parental linkages.  Family  Tree  Journal  does  not
  14. record  the sex of any individual. The sex is implied when a
  15. person is recorded as a father or mother  which  is  loosely
  16. translated  as  husband  or  wife.  (The  marital  status of
  17. parents is a cultural linkage that sometimes tends  to  con-
  18. fuse computers!)
  19.  
  20. Family  Tree Journal allows you to add, delete or modify the
  21. information for individual family members without regard  to
  22. the  impact  that  those  changes  may  have on a particular
  23. family group.
  24.  
  25. You will always start data entry from the individual  infor-
  26. mation  screen. Data fields may display default data. If the
  27. default is your desired response, then you can  simply  type
  28. an <ENTER> without over-typing the default. The <INSERT> key
  29. will toggle between normal and insert mode. (The  cursor  is
  30. full  size in normal mode and half size in insert mode). The
  31. left and right <ARROW> keys move between  fields  in  normal
  32. mode  and  move  between characters within a field in insert
  33. mode. The <HOME> and <END> keys move between  the  beginning
  34. and  the  end  of  the  line  in insert mode and between the
  35. beginning and end of the screen in normal  mode.  The  <ESC>
  36. key will return you to the previous menu or screen.
  37.  
  38. Names,   dates   and  places  are  critical  when  compiling
  39. genealogical information.  Because  computers  require  more
  40. stringent rules than people when interpreting information, I
  41. had to apply some restrictions  to  the  way  data  must  be
  42. entered.  I did, however, try to make the rules conform more
  43. to normal human usage and force the  computer  to  read  our
  44. language rather than the other way around.
  45.  
  46. NAMES  -  You  should  try  to include full middle names and
  47. titles such as Jr., II, 3rd, etc. Married  women  should  be
  48. listed  using  their  maiden names. If you do not know their
  49. maiden name, enclose their married name in parenthesis  i.e.
  50. Mary  (Smith).  Any other names that you are unsure of, such
  51. as nicknames, stage or professional names, that are not  the
  52. names that appear on birth, death, etc. certificates, should
  53. also be enclosed in parenthesis. The parenthesis  will  flag
  54. the name as incorrect for the audit feature of the program.
  55.  
  56. You  should  enter  names  in  their natural order, that is:
  57. first name-middle name-last name. If a surname has more than
  58. one  word,  the  name  may not be sorted as you would expect
  59. when it appears  in  the  book.  As  an  example,  the  name
  60. "Wernher  von  Braun"  would  appear  in the sorted lists as
  61. "Braun, Wernher von". Titles (Jr., II, 3rd, etc.,) should be
  62. preceded by a comma and a space, i.e. "John Smith, Jr." This
  63. will appear  as  "Smith,  John,  Jr."  when  sorted  by  the
  64. program.  (If  you  don't  include the comma, the name would
  65. appear as "Jr., John  Smith").  (Only  one  title  per  name
  66. please  - John Smith, Jr., M.D. won't work, and I doubt that
  67. his degrees would appear on his birth certificate anyway!)
  68.  
  69. Names are limited to a total of 30 characters.  This  should
  70. be  enough  for most names. If anyone has a longer name, you
  71. should use abbreviations where  possible,  (Wm.  instead  of
  72. William  for  example)  and enter the full name as a note in
  73. their references.
  74.  
  75. If you type a number in the NAME prompt (instead of a name),
  76. the  name  that is assigned to the number will appear in the
  77. blank. This can help to prevent  spelling  errors  and  also
  78. makes data entry easier especially for long names.
  79.  
  80. When  you enter a new name, the bell will sound and a flash-
  81. ing name and number will appear for that person. This  indi-
  82. cates  the  number  that  will  be assigned to the person. A
  83. typing mistake can also cause this to occur. If you  do  not
  84. wish to add this name to the name list, the <ESC> key may be
  85. used to cancel the save.
  86.  
  87. A quick name search may be made by typing  a  question  mark
  88. <?>  as the FIRST character in any name prompt followed by a
  89. name or partial name. Either upper or lower case letters may
  90. be  used for the name, they will match either way. The first
  91. name that matches the name or partial name that you  entered
  92. will  appear in the prompt. If there is no match, the prompt
  93. will turn blank.
  94.  
  95. PLACES - Try to list the city or county where birth,  death,
  96. and/or marriage occurred or the name of the church, hospital
  97. etc. Many records  are  kept  in  these  places  that  could
  98. provide  additional  information. Except for the size of the
  99. field, there are no other restrictions on places.
  100.  
  101. DATES - Dates should be as complete as possible. If you only
  102. know  the  approximate  date,  use the abbreviation 'c.' for
  103. circa, followed by the year i.e. c. 1850. You may  also  use
  104. the  abbreviations  ABT,  BEF  and AFT for ABouT, BEFore and
  105. AFTer if you wish.
  106.  
  107. Dates may be entered in any of the following ways:
  108.  
  109.                 mm-dd-yyyy
  110.                 dd/mm/yyyy (If non-USA format in setup)
  111.                 yyyy
  112.                 c. yyyy
  113.                 ABT yyyy
  114.                 AFT yyyy
  115.                 BEF yyyy
  116.                 dd MMM yyyy
  117.                 MMM dd yyyy
  118.  
  119. where 'mm' is the month number  (1-12),  MMM  is  the  first
  120. three  characters  of the name of the month (JAN-DEC),  'dd'
  121. is the day number (1-31) and 'yyyy' is the full year  number
  122. (note:  don't  assume 19--). The month and day may be one or
  123. two digits. The '-' and '/' in the example may be any single
  124. character except a digit. If you know only part of the date,
  125. you should put a '?' in the missing  field,  i.e.  5/?/1887.
  126. Dates  must be in one of these formats in order to calculate
  127. life-spans correctly.
  128.  
  129.                        FUNCTION KEYS
  130.  
  131. F1 HELP - Displays help information.
  132.  
  133. F2 NAMES - Display and edit your name list.
  134.  
  135. F3 SEARCH - Search all data files for information.
  136.  
  137. F4 GROUP - Displays, and allows you to create family groups.
  138. The  individual for which you are entering data will show as
  139. a child in the group.
  140.  
  141. F5 and F6 MOTHER and FATHER - Changes the screen to  display
  142. the  genealogical  information  for  this person's mother or
  143. father.
  144.  
  145. F7 TREE - Shows a family tree for this individual  that  in-
  146. cludes mother, father, spouses, children and siblings.
  147.  
  148. F8  SAVE  -  Saves  the  genealogical  information  for this
  149. screen.
  150.  
  151. F9 BIO - Quick way to add biographical information.
  152.  
  153. F10 REF - Quick way to enter references to genealogical  in-
  154. formation entries.
  155.  
  156. NOTE:  F9 and F10 will not work when the Genealogical infor-
  157. mation screen is blank.
  158.                           *******
  159.  
  160.  
  161.